ในยุคที่ธุรกิจกำลังก้าวเข้าสู่โลกของการทำงานที่ผสมผสานระหว่างการทำงานในออฟฟิศและการทำงานทางไกล บทบาทของผู้บริหารหรือหัวหน้างานก็มีความท้าทายมากขึ้นกว่าเดิม จากความคาดหวังของพนักงานที่มองว่าหัวหน้างานต้องมีเป้าหมายและความคาดหวังที่ชัดเจน สามารถให้ความเห็นเชิงลึก ต่อประสิทธิภาพในการทำงาน การตอบสนองความต้องการด้านสุขภาพจิตของพนักงาน และอื่นๆ อีกมากมาย โดยที่หัวหน้างานอาจจะไม่มีเวลาที่จะพูดคุยกับพนักงานแบบตัวต่อตัว และไม่ได้มีการติดตามผลการทำงานทุกขั้นตอน
เว็บไซต์ Harvard Business Review ได้เผยแพร่ผลการศึกษาวิจัย จากการพูดคุยกับผู้นำด้านธุรกิจกว่า 25 คน และการสำรวจเชิงปริมาณจากหัวหน้างานทรัพยากรบุคคลและพนักงาน 621 คน ในหลายอุตสาหกรรม ซึ่งส่วนใหญ่อยู่ในอเมริกาเหนือและยุโรปเป็นหลัก โดยพบว่า การที่พนักงานสามารถพูดคุยสื่อสารกับหัวหน้างานได้บ่อยครั้งหรือทุกวัน จะช่วยให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
แม้ว่าโดยทั่วไป พนักงานในองค์กรจะสามารถทำงานได้อย่างราบรื่น เมื่อหัวหน้างานให้ความไว้วางใจสมาชิกในทีม และหลีกเลี่ยงการเข้าไปจัดการในระดับย่อย (micromanage) เมื่อหัวหน้างานแสดงความเชื่อมั่นและไว้วางใจในตัวพนักงาน พนักงานเหล่านั้นจะมีแนวโน้มที่จะมีระดับการมีส่วนร่วมที่สูงถึง 88%
แต่ในทางกลับกัน การได้สื่อสารกับผู้บริหารได้บ่อยครั้ง หรือทุกวัน กลับช่วยให้ผู้ที่เข้าร่วมในการศึกษาครั้งนี้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดย 7 ใน 10 ของพนักงานที่เข้าร่วมในการศึกษานี้ระบุว่า พวกเขาต้องการ “การเช็คอิน” รายวันหรือรายสัปดาห์ ให้มากขึ้นกว่าที่เป็นอยู่
ผู้บริหารจะเติมเต็มความต้องการเหล่านี้อย่างไร โดยไม่กลายเป็นความจู้จี้จุกจิกกับพนักงาน และสร้างความเชื่อใจไปพร้อมกัน คำตอบอยู่ที่พลังแห่งความสัมพันธ์ในเชิงลึกระหว่างหัวหน้างานกับพนักงาน
งานวิจัยพบว่า พนักงานต้องการความสัมพันธ์ที่แท้จริง ซึ่งไม่ใช่แค่กับเพื่อนร่วมงาน แต่ยังรวมถึงความสัมพันธ์กับผู้บริหารในระดับต่างๆ ภายในองค์กร หรือหากกล่าวให้ชัดคือ เมื่อพนักงานรู้สึกว่าความสัมพันธ์ระหว่างพวกเขากับผู้บริหารมีอยู่จริง และรู้สึกว่าผู้บริหารต้องการให้เครื่องมือแก่พวกเขา เพื่อให้สามารถทำงานให้ประสบความสำเร็จ พนักงานคนนั้นจะรู้สึกเครียดน้อยลง ภูมิใจมากขึ้น และมีแนวโน้มที่จะอยู่กับบริษัทนี้มากขึ้น
ข้อมูลจากการสำรวจและพูดคุยเผยให้เห็นว่า พนักงานจะมีส่วนร่วมในการทำงานมากขึ้น เมื่อหัวหน้างานมีการเช็คอินทุกวัน และเพื่อป้องกันไม่ให้หัวหน้างานจู้จี้มากเกินไป และสร้างความเชื่อใจในการทำงาน การเช็คอินจะต้องมีองค์ประกอบ 4 อย่าง ดังนี้
โฟกัสบทสนทนาไว้ที่สมาชิกในทีมและความต้องการของพวกเขา
เป้าหมายของการเช็คอินแต่ละครั้งคือการสร้างความมั่นใจว่าพนักงานได้สิ่งที่พวกเขาต้องการจากหัวหน้างานและองค์กร ในการทำงานแต่ละวันให้มีประสิทธิภาพ โดยโครงสร้างของคำถามที่ใช้ในการเช็คอิน จะประกอบด้วย สิ่งที่ทำงานได้ดีและยังไม่ดีในแต่ละวัน อุปสรรคในการทำงาน สิ่งที่ต้องการให้หัวหน้าทีมช่วย และมีข้อมูลเพิ่มเติมที่ยังไม่ได้รับหรือไม่
เมื่อมีการเช็คอินทุกวัน จะพบว่า ประเด็นปัญหาบางอย่างต้องใช้เวลาในการแก้ไขมากกว่าประเด็นอื่นๆ เช่น บางครั้งพนักงานต้องการความชัดเจนเกี่ยวกับขั้นตอนการทำงานหรือภารกิจที่หัวหน้าสั่ง หรือต้องการทรัพยากรหรือเครื่องมือที่ไม่ได้มีให้ทันที จากประเด็นเหล่านี้ หัวหน้าควรบอกให้พนักงานรู้ว่าปัญหานี้สามารถจัดการได้ และบอกระยะเวลาในการจัดการให้ชัดเจน นอกจากนี้ หัวหน้างานสามารถใช้การเช็คอินรายวันในการอัพเดตข้อมูลต่างๆ แต่พยายามโฟกัสที่งานในปัจจุบันเป็นหลัก
การเช็คอินต้องสั้นและกระชับ
การเช็คอินไม่จำเป็นต้องเป็นทางการมาก หรือใช้เวลาเยอะ เนื่องจากหัวหน้างานและพนักงานต่างก็มีภาระงานที่หนักอยู่แล้ว และภาวะ “การลาออกครั้งใหญ่” (great resignation) ที่เกิดขึ้นในยุคนี้ ก็ส่งผลให้พนักงานที่เหลือต้องแบกภาระงานจากเพื่อนร่วมงานที่ลาออกไปแล้วด้วย
บทสนทนาในการเช็คอินต้องกระชับ ใช้เวลาไม่กี่นาที และสามารถทำได้ทั้งทางวิดีโอคอลหรือพบกันตัวต่อตัว หรืออาจเป็นในรูปแบบข้อความสั้นๆ ในแพลตฟอร์มต่างๆ ที่พนักงานจะเข้ามาเช็คอินได้เมื่อมีเวลา ซึ่งวิธีการเช็คอินสามารถกำหนดร่วมกันระหว่างหัวหน้างานและสมาชิกในทีม
ให้ฟีดแบ็กอย่างตรงไปตรงมา
การวิจัยพบว่า ปัญหาร้ายแรงด้านประสิทธิภาพในการทำงานควรคุยในการประชุมประจำเดือนที่มีความเป็นทางการมากกว่า การพูดคุยถกเถียงที่ซับซ้อนจะทำให้หัวหน้างานมองเห็นปัญหาในการทำงานของพนักงานได้ลึกขึ้น ให้โอกาสพนักงานในการสะท้อนสาเหตุของปัญหา และย้ำเตือนพนักงานว่าคุณใส่ใจเป้าหมายระยะยาวและความก้าวหน้าในการทำงานของพวกเขา
อย่างไรก็ตาม นั่นไม่ได้แปลว่าคุณต้องหลีกเลี่ยงการพูดถึงปัญหาในการเช็คอินทุกครั้ง แต่ขอให้ใช้การประชุมประจำเดือนในฐานะเครื่องมืออ้างอิงในการประชุมรายวัน พร้อมทั้งถามพนักงานถึงความคืบหน้าของประเด็นปัญหาที่เคยคุยกันไว้ ซึ่งจะแสดงให้พนักงานเห็นว่าหัวหน้าเชื่อใจพวกเขามากพอที่จะให้อำนาจแก่พนักงานในการพัฒนางานด้วยตัวเอง ขณะเดียวกันก็สามารถให้ข้อสังเกตจากการทำงานว่าพวกเขากำลังเดินไปถูกทางหรือผิดทางด้วย
ไม่ว่าจะเป็นการประชุมรายเดือนหรือการเช็คอินรายวัน หัวหน้างานต้องตรงไปตรงมา การศึกษาพบว่า เมื่อหัวหน้างานมีความโปร่งใสกับพนักงานเกี่ยวกับประสิทธิภาพในการทำงานของพวกเขา จะทำให้พนักงานมีแนวโน้มที่จะทำงานดีขึ้นมากถึง 3 เท่า
ด้วยเหตุนี้ การฟังอย่างตั้งใจ หรือ active listening จึงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับหัวหน้างาน หากสมาชิกในทีมรู้สึกว่าหัวหน้ารับฟัง ใส่ใจสิ่งที่พวกเขาพูด และทำให้พวกเขาเป็นส่วนหนึ่งของการสั่งการของคุณ ก็จะเป็นการเพิ่มระดับความไว้วางใจและความสัมพันธ์ที่ลึกขึ้น
ติดตามผล
ให้พนักงานทำแบบสอบถามที่พวกเขาสามารถให้คะแนนคุณภาพของการสนทนา ซึ่งจะช่วยให้หัวหน้างานพัฒนาคุณภาพของการประชุม และเปิดโอกาสให้หัวหน้าประเมินว่าควรมีการประชุมบ่อยแค่ไหน จึงจะทำให้การทำงานของทีมมีประสิทธิภาพ รวมทั้งให้พื้นที่กับคำตอบที่ไม่เปิดเผยชื่อผู้ตอบ และใช้ฟีดแบ็กนี้ในการพัฒนาคุณภาพของการประชุม พร้อมประเมินความถี่ของการประชุมที่เหมาะสมกับทีม
เมื่อเวลาผ่านไป การเช็คอินรายวันจะกลายเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทำงานแต่ละวัน และหากทีมมีฟีดแบ็กในเชิงบวก องค์กรโดยรวมก็ควรได้รับรางวัลด้วย
ที่มา : Why Your Team Members Need Daily Check-Ins (hbr.org)
Content Creator
