“แค่ประชุมก็หมดวันแล้ว” ทำไมคนไทยชอบประชุมนาน (แต่งานไม่เดิน)

หากจะบอกว่า “คนไทยรักการประชุม” ก็คงไม่เกินจริง เพราะคนส่วนใหญ่มักใช้เวลาเกือบ 40% ของชั่วโมงทำงานทั้งหมดไปกับการประชุม หากลองคิดเล่น ๆ ว่าในหนึ่งเดือนคุณต้องประชุมทั้งหมดกี่มีตติ้งก็คงนับกันไม่หวาดไม่ไหว หรือแม้แต่บางบริษัทมีการประชุมทุกเช้าก่อนเริ่มงานอย่าง Morning Meeting ที่ให้ทุกคนคอยอัปเดตว่าวันนี้ทำอะไร แม้จะดูเหมือนว่าจะเป็นเรื่องที่ดี แต่หากมีการประชุมที่นานเกินไปก็อาจทำให้รู้สึกว่า ‘เสียเวลาทำงาน’ ได้เช่นกัน

เว็บไซต์ Tasty Thailand เผยว่า คนไทยมักใช้เวลาในการประชุมค่อนข้างนานจนกลายเป็นวัฒนธรรมการทำงานที่ฝังลึกจนกลายเป็นความเคยชิน เมื่อเทียบกับการทำงานของยุโรปที่ประชุมกันเดือนละหนึ่งครั้งหรือสองเดือนครั้งเท่านั้น ในขณะที่คนไทยมักจะประชุมหลายครั้งต่อสัปดาห์ หรือบางที่ก็ประชุมติดต่อกันหลายชั่วโมงในหนึ่งวัน

ในบทความนี้เราจะพาทุกคนไปเจาะลึกถึงปัญหาการประชุมแบบคนไทย รวมถึงเคล็ดลับการประชุมที่สร้างประสิทธิภาพในการทำงาน จะเป็นอย่างไร มาดูไปพร้อมกัน

ก่อนอื่นต้องบอกว่าการประชุมกลายเป็นปัญหาใหญ่อันดับต้น ๆ ที่สร้างความหงุดหงิดใจให้คนทำงาน เมื่อเราลองเสิร์ชคีย์เวิร์ดคำว่า “ประชุม” บนกระทู้พันทิปก็มีหลายคนตั้งกระทู้และแสดงความคิดว่า การประชุมแบบไทย ๆ ทำให้ประสิทธิภาพของการทำงานลดลง 

“ผมทำงานด้านไอที ในเดือนหนึ่งให้เข้าประชุมตกเดือนละ 8-10 มีตติ้ง บางทีประชุมทั้งวันเลยก็มี แล้วหัวหน้าก็มาบ่นกับลูกน้องว่าทำไม Productivity ของทีมถึงต่ำ ผมก็คิดในใจ จะไม่ต่ำได้ไงก็คุณเล่นนัดผมประชุมถี่ซะขนาดนี้ จะเอาเวลาที่ไหนไปทำงาน”

“ที่เห็นบ่อย ๆ คือเวลาบ้านเราประชุมกัน มันจะต้องมีมุกตลก คุยเล่นเฮฮาปาร์ตี้ กลัวเครียด แต่งานไม่ไปไหนเลย”

“เราเคยทำงานในหน่วยงานรัฐ เป็นพวกนักวิชาการ ประชุมกันบ่อยมาก แล้วก็พูดแต่หัวข้อเดิม ๆ น่าเบื่อมาก ซึ่งแค่ไม่กี่วัน มันจะคืบหน้าอะไร เหมือนประชุมเป็นพิธี มาเซ็นชื่อเหมือนมันเป็นกฎระเบียบที่ต้องทำกัน”

วัน ๆ พันกว่า (ประชุม) เรื่อง

เมื่อมองไปยังการประชุมแบบคนไทย ปฏิเสธไม่ได้ว่าคนไทยเรามักมีการประชุมหลายแบบไม่ว่าจะเป็น Daily Meeting, Weekly Meeting, Monthly Meeting นอกจากนั้นบางทียังมีการประชุมยิบย่อยที่แทรกขึ้นในแต่ละวันก็อาจทำให้บางคนต้องเสียเวลาไปกับการประชุมทั้งวันจนไม่มีเวลาทำงาน

แค่ลองนึกว่าในหนึ่งวันเราต้องเข้าประชุม 3-4 ครั้ง ครั้งละ 1 ชั่วโมง ก็เสียเวลาทำงานมากถึง 4 ชั่วโมง อีกทั้ง หากวาระการประชุมไม่ได้มีอะไรเกี่ยวข้องกับเราก็ยิ่งทำให้เวลาตรงนั้นเสียไปโดยเปล่าประโยชน์ นอกจากนี้ ทางด้านผู้เชี่ยวชาญในสหรัฐฯ ให้ความเห็นบนเว็บไซต์ Harvard Business Review ไว้ว่า “การประชุมเป็นสิ่งที่ทำลายการทำงานที่มีประสิทธิภาพสูงเป็นอันดับหนึ่งในบริษัท”

คุยไปคุยมา พาออกทะเล

เชื่อว่าหลายคนคงเคยเจอการประชุมที่ยืดยาวเกินความจำเป็นจากการพูดคุยกันในประเด็นที่ไม่เกี่ยวข้องกับการประชุม ออกทะเลไปเรื่อยจนทำให้การประชุมที่มีแต่น้ำ ไม่มีเนื้อ และไม่สามารถสรุปประชุมได้ในเวลาที่กำหนด เรียกได้ว่าเป็นปัญหาใหญ่ที่มักเกิดขึ้นในการประชุมงานของคนไทย

เมื่อเปรียบเทียบกับการประชุมของต่างชาติ เราพบว่าในหลายประเทศจะใช้เวลาประชุมที่สั้นและตรงประเด็น ในขณะที่ไทยเรามักจะมีการประชุมที่ยาวนาน แน่นอนว่าภาพลักษณ์ของการเป็นคนไทยอารมณ์ดีที่รักพวกพ้องก็มีส่วนด้วยเช่นกัน สมมติว่ามีคนรู้จักที่สนิทกันในที่ประชุมเกินครึ่ง เราก็จะรู้สึกผ่อนคลายและเป็นกันเอง ทำให้ประเด็นที่คุยก็จะมีการคุยเล่น คุยเรื่องส่วนตัว และคุยไปเรื่อย เข้ามาแทรกตอนประชุม จากที่ต้องประชุมกันภายใน 15 นาที อาจต้องใช้เวลาประมาณหนึ่งชั่วโมงหรือมากกว่านั้น 

นัดทุกคน ไม่สนว่าใคร

อีกหนึ่งปัญหาที่พบได้บ่อยในการประชุมแบบคนไทยคือการนัดทุกคนเข้าประชุมพร้อมกันหลาย ๆ คน จนทำให้บางทีการประชุมมีคนเยอะโดยไม่จำเป็น แล้วคนที่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับการประชุมนี้โดยตรง ก็อาจจะรู้สึกว่า “ฉันมาทำอะไรที่นี่” แทนที่จะได้ใช้เวลาในการทำอย่างอื่นแต่กลับต้องเข้าประชุม

ส่วนใหญ่มักเกิดกับหน่วยงานราชการ ที่มีการจัดประชุมหรือจัดสัมมนาโดยเน้นจำนวนคนเข้าร่วมที่ค่อนข้างเยอะ บางคนต้องฝืนใจเข้าร่วมไปเพราะได้รับคำสั่งจากผู้บังคับบัญชา ทำให้การประชุมบางทีก็ไม่ได้มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร สังเกตง่าย ๆ อย่างการประชุมสภาเรามักจะเห็นภาพของผู้เข้าร่วมประชุม เล่นมือถือบ้าง ไม่สนใจบ้าง หรือหลับบ้างก็มี 

นอกจากนั้น การประชุมที่มีคนเข้าร่วมจำนวนมาก แล้วต้องการความคิดเห็นจากทุกคนในที่ประชุมก็อาจจะต้องใช้เวลามากมายมหาศาล เพราะมากคนยิ่งมากความ ทำให้การประชุมไม่สามารถจบได้ในเวลาที่รวดเร็ว

ฉายหนังม้วนเดิม

เหตุผลที่หลายคนรู้สึกเบื่อกับการประชุมคือการประชุมเรื่องเดิมซ้ำ ๆ เหมือนฉายหนังม้วนเดิมที่ไม่ข้อสรุป ปัจจัยหลักมักเกิดจากที่ไม่มีจุดประสงค์ในการประชุมที่ชัดเจน ทำให้ไม่สามารถบอกได้ว่าปลายทางของการประชุมนั้นจะต้องทำอะไรในลำดับถัดไป

กลายเป็นว่าพอประชุมเสร็จ ทุกคนแยกย้ายไปทำงานของตัวเองเหมือนเดิม ไม่มีความคืบหน้าของงานที่ได้รับมอบหมายจากการประชุม บางคนรับปากแต่พอถึงเวลาจริง ๆ กลับไม่มีผลงานตามที่ประชุมกันไว้ ทำให้การประชุมวนลูปต้องกลับมาพูดคุยกันในประเด็นเดิมไม่รู้จบ

รออาวุโสโอเค

การเป็นคน “ว่านอนสอนง่าย” เป็นสิ่งที่ปลูกฝังในสังคมเรามายาวนาน ทุกคนต้องให้ความเคารพและทำตามคำสั่งผู้ที่อาวุโสกว่าอยู่เสมอ แม้จะดูเหมือนว่าเป็นเรื่องที่ดี แต่ในอีกแง่หนึ่งก็เป็นสิ่งที่ทำให้หลายคนไม่กล้าเสนอไอเดียในที่ประชุม เพราะอาจดูเป็นการต่อล้อต่อเถียงและไม่เคารพผู้ใหญ่

HREX.asia เผยว่า หลายครั้งคนต่างชาติมักไม่เข้าใจความรู้สึกของคนไทย เพราะคนไทยติดนิสัยขี้เกรงใจและมักยอมทำตามคำสั่งของคนอื่นเพื่อหลีกเลี่ยงการทะเลาะวิวาท คำว่า “อะไรก็ได้” จึงกลายเป็นคำที่ฮิตติดปากของคนไทย

จากความที่เป็นคนไทยที่อะไรก็ได้บวกกับระบบอาวุโสในการทำงาน ทำให้การประชุมที่จำเป็นต้องตัดสินใจ หลายคนเลือกที่จะรอคุยกับหัวหน้าก่อนเพราะไม่มีอำนาจมากพอที่จะตัดสินใจได้เอง แทนที่จะสามารถประชุมจบได้ในรอบเดียว แต่กลายเป็นว่าต้องคุยกันในประเด็นเดิมกับคนในหลายระดับ เช่น ลูกน้องประชุมงานเพื่อนำเสนอหัวหน้า หัวหน้าก็ไปนำเสนอกับผู้บริหารต่อกันเป็นทอด ๆ หากมีการแก้ไขกลับไปมาก็ยิ่งทำให้งานเกิดความล่าช้าและเสียเวลาประชุมหลายครั้ง

แม้ว่าการประชุมงานแบบคนไทยกลายเป็นเรื่องที่น่าสนใจทั้งกับคนต่างชาติและคนไทยด้วยกันเอง เพราะด้วยธรรมชาติของคนไทยและแนวคิดที่ถูกปลูกฝังมานาน ทำให้วัฒนธรรมการทำงานและการประชุมมีลักษณะเฉพาะและสะท้อน “นิสัยคนไทย” ได้อย่างดี

อย่างไรก็ตาม ในการประชุมเราสามารถที่จะปรับเปลี่ยนวิธีการแก้ไขให้ดีขึ้นได้ วันนี้ The Modernist ขอนำเสนอ 9 เคล็ดลับการประชุมจาก Indeed เว็บไซต์หางานระดับโลก ที่จะช่วยให้ทุกนาทีของการประชุมได้ผลลัพธ์ที่ดีและไม่เสียเวลาไปอย่างเปล่าประโยชน์

1. จำเป็นแค่ไหนที่จะประชุม

ในขณะที่ทุกคนล้วนมีความรับผิดชอบในหน้าที่ของตัวเอง ซึ่งการประชุมโดยไม่จำเป็น อาจจะเป็นอุปสรรคในการทำงานได้ ดังนั้น ก่อนที่จะเสียเวลาไปกับการประชุม ควรคำนึงถึงเป้าหมายและวัตถุประสงค์ในการประชุมว่ามีความสำคัญจริงไหม หรือสามารถส่งเป็นอีเมลแทนการประชุมได้หรือเปล่า

2. เชิญเฉพาะคนที่เกี่ยวข้อง

ทุกการประชุมควรกำหนดบทบาทของผู้เข้าร่วมชัดเจนว่ามีหน้าที่อะไรในการประชุมครั้งนั้น ๆ หากเป็นการประชุมที่ต้องการให้เกิดการตัดสินใจร่วมกันก็ควรเชิญเฉพาะคนที่มีอำนาจในการตัดสินใจเท่านั้น หากเพื่อนร่วมงานหรือหัวหน้าต้องการเพียงรายละเอียดการประชุมก็ควรส่งสรุปการประชุมหรือบันทึกการประชุมในภายหลัง ส่วนการประชุมที่ต้องการคำตอบจากทีมใดทีมหนึ่งก็ให้เชิญเพียงคนเดียวที่เหมาะสมที่สุดในการเข้าร่วมประชุม ไม่จำเป็นต้องเชิญทั้งทีม

3. กำหนดวาระการประชุมที่ชัดเจน

ขั้นแรกที่ควรทำเพื่อเตรียมการประชุมคือการกำหนดวาระการประชุม หรือ agenda เพื่อให้ทุกคนรู้ว่าการประชุมนี้กำลังจะคุยเรื่องอะไร โดยสามารถสรุปเป็นหัวข้อหลักที่ต้องการพูดคุยกันในที่ประชุม โดยปกติมักจะเป็นการตั้งหัวข้อกว้าง ๆ แต่ในบางที่ก็จะมีการกำหนด agenda ที่ระบุรายละเอียดว่าแต่ละข้อใช้เวลานานแค่ไหน เพื่อให้ทุกคนจดจ่อกับการประชุมและไม่หลุดประเด็นจนออกนอกทะเล 

4. มีเวลาที่แน่นอน

การกำหนดตารางเวลาประชุมที่แน่นอนเป็นสิ่งสำคัญที่ทำให้ทุกคนเห็นว่าการประชุมครั้งนี้มีประสิทธิภาพได้และตรงตามกรอบเวลาที่กำหนด ไม่เพียงเท่านั้น การมีเวลาที่แน่นอนจะทำให้ทุกคนตระหนักถึงความตรงต่อเวลาในการเข้าประชุม อย่างไรก็ตาม แม้จะกำหนดเวลาที่แน่นอน แต่ก็อย่าลืมควบคุมเนื้อหาไม่ให้หลุดประเด็นไปไกลเพื่อให้ประชุมจบได้ตรงตามเวลาที่กำหนด

5. แชร์ข้อมูลและทำการบ้าน

บางคนเข้าประชุมแต่ไม่รู้ว่าต้องทำอะไรบ้าง ฉะนั้นก่อนการประชุมควรแจ้งทุกคนให้ทราบถึงข้อมูลที่จะนำเสนอในที่ประชุม เพื่อให้ทุกคนได้ทำการบ้านมาก่อนการเข้าประชุม และรู้ว่าควรแสดงความคิดเห็นกับประเด็นนั้น ๆ อย่างไร 

6. สร้างพลังบวกก่อนเริ่มประชุม

แค่พูดคำว่า ‘ประชุม’ ทุกคนก็พร้อมที่จะเบือนหน้าหนี สิ่งที่จะช่วยให้ทุกคนเกิดความรู้สึกสบายใจตั้งแต่เริ่มประชุมคือการสร้างพลังบวกร่วมกัน โดยอาจจะเริ่มต้นด้วยการทบทวนเป้าหมายและ agenda ในการประชุม แล้วต่อด้วยความชื่นชมหรือการแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับความสำเร็จของผลงานที่ผ่านมา เพื่อเป็นขวัญกำลังใจในการที่จะให้ทุกคนกระตือรือร้นในการประชุมมากขึ้น

7. สำรวจจุดแข็งของสมาชิกในทีม

ในฐานะของหัวหน้าหรือผู้จัดการ ควรสำรวจจุดแข็งของพนักงานว่ามีทักษะอะไรที่โดดเด่นเพื่อให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการประชุมในรูปแบบที่เหมาะสมกับจุดแข็งของพวกเขา เช่น พนักงานบางคนชอบนำเสนอและกล้าแสดงออก ในขณะที่อีกคนชอบฟังและคอยจดบันทึก เมื่อรู้ว่าพนักงานแต่ละคนเป็นอย่างไร ก็จะทำให้เข้าใจว่าใครควรมีส่วนร่วมแบบไหนในที่ประชุม 

8. จดบันทึกการประชุมทุกครั้ง  

รายงานการประชุมเป็นสิ่งสำคัญเพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด ทำให้ทุกคนได้รับข้อมูลที่ตรงกันทั้งวาระการประชุมและวัตถุประสงค์ นอกจากนั้น รายงานการประชุมจะช่วยให้ทุกคนรู้ถึงหน้าที่ความรับผิดชอบ ระยะเวลา รวมถึงรายละเอียดเกี่ยวกับงานที่ตัวเองต้องทำหลังจากประชุม ซึ่งการเขียนรายงานการประชุมที่ดีควรระบุวันที่ เวลาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม ผู้ที่ไม่มาประชุม พร้อมกับโน้ตข้อความสั้น ๆ เกี่ยวกับการดำเนินการ การตัดสินใจ และข้อโต้แย้งที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุมด้วย

9. ปิดท้ายด้วย Action Plan

เมื่อสิ้นสุดการประชุมควรสรุปว่า Next Step ต่อไปคืออะไร มีการแบ่งหน้าที่ทำงานกันอย่างไร และมีการกำหนดเวลาและการตรวจสอบความคืบหน้าของงานที่กำลังดำเนินการอย่างไรบ้าง เพื่อให้การประชุมครั้งนี้ไม่เปล่าประโยชน์ ไม่ต้องกลับมาประชุมกันเรื่องเดิมซ้ำ ๆ และสามารถทำงานกันได้อย่างต่อเนื่องตรงตามเป้าหมายในที่ประชุม

ขอบคุณแหล่งที่มา: indeed / hrnote.asia / tastythailand / pantip (1) (2)

• Facebook
• Twitter
• Line

Jobber The Modernist การทำงาน การประชุม คนทำงาน ประชุมงาน ประเทศไทย มนุษย์ออฟฟิศ เคล็ดลับ เคล็ดลับการทำงาน